5 razones por las que las flotas deberían prescindir del papel

Piénselo. En una oficina media, un trabajador utiliza una hoja de papel cada 12 minutos. Y una persona media utiliza entre 250 y 300 kilos de papel al año.



Intentar organizar y almacenar todo este papeleo es suficiente para complicar los procesos empresariales y crear mucho estrés.

Si usted está en el negocio de las flotas/camiones, tiene las inspecciones diarias obligatorias de vehículos (DVIR) que sus conductores de autobús o camioneros deben realizar antes y después de cualquier viaje. Durante mucho tiempo, esto se ha llevado a cabo manualmente a través de una lista de comprobación en papel, lo que hace que todo el proceso sea engorroso para una rutina diaria, y crea un riesgo potencial de negligencia.

Sin embargo, no tiene por qué ser así. Pasar de los informes de inspección en papel a los informes de inspección electrónicos puede eliminar el estrés asociado al proceso y agilizar el procedimiento de inspección.

Así pues, aquí tiene 5 razones por las que su empresa de flotas debería pasar a no utilizar papel.

Docs.


1. Gestionar mejor el tiempo
Completar los informes de inspección de vehículos en papel es un proceso que lleva mucho tiempo, ya que depende de la velocidad del conductor para acceder a su vehículo y escribir los hallazgos. Además, el papel tiende a perderse o extraviarse.

Con las soluciones de Fleet Complete, como la aplicación Inspect para DVIRs, los conductores pueden registrar los defectos mayores y menores directamente en la aplicación, o etiquetarlos como no aplicables. Una vez que rellenan el formulario de la aplicación, se envía inmediatamente al gestor de la flota y al Portal del Mecánico sin intermediarios, y los conductores pueden firmar todos los informes digitalmente. Esto elimina la necesidad de trasladar físicamente los registros rutinarios de defectos en papel al mecánico (lo que consume un valioso tiempo operativo), ya que son accesibles en línea.

Lo mejor de todo es que, con los formularios digitales, los datos de la inspección se almacenan automáticamente, lo que elimina la necesidad de introducir los datos manualmente.

Veamos esto desde una perspectiva práctica. Supongamos que sus conductores dedican una media de 6 minutos a rellenar los informes de inspección y que el gestor de la flota dedica 4 minutos a introducir manualmente cada informe de inspección previo al viaje en el software utilizado para almacenar todos los registros.

Si su flota tiene 100 vehículos activos, el proceso completo tardaría entre 16 y 18 horas en completarse, suponiendo que se procesan 6 vehículos por hora.

Si tiene el doble de vehículos, el tiempo de introducción se duplicaría.

Filling out reports.

2. Mejore sus procesos de comunicación interna

Con los formularios digitales de inspección de vehículos, también puede eliminar todos los intercambios de papel entre conductores, mecánicos y gestores de flotas.

El enfoque electrónico permite que toda la información de la inspección se muestre en una plataforma centralizada inmediatamente después de que el conductor la cargue, lo que permite que todas las partes relevantes tengan acceso a ella al instante. Por ejemplo, como hemos visto en la sección anterior, la aplicación Inspect ofrece un Portal del Mecánico que permite a los mecánicos de la flota gestionar en línea las reparaciones y el mantenimiento de su vehículo.  

Una vez que el conductor completa su registro en la app, el mecánico sólo tiene que iniciar sesión en el portal para acceder a la información.  

Esto minimiza el riesgo de que los formularios de inspección se pierdan o se dañen, y la necesidad de almacenamiento, ya que los gestores de flotas podrían estar obligados a conservar los DVIR originales durante meses.

 

3. Ahorro de costos
Con el tiempo, la compra de formularios de inspección en papel se va acumulando. Dependiendo del tamaño de su flota, el presupuesto anual para estos informes en papel puede resultar caro.

Veamos una explicación práctica. El precio de un cuaderno de inspección de vehículos que suele durar un mes para un conductor es de 3,81 dólares. Eso puede parecer intrascendente hasta que se tiene en cuenta el coste anual para el tamaño de su flota: Estos son sólo los costes del libro de registro, sin incluir los gastos de papelería o las necesidades monetarias de mano de obra asociadas a los informes en papel. He aquí una breve infografía para poner en perspectiva el coste del uso del papel en su empresa. Por ejemplo, el 15% de los ingresos de una empresa se gasta en la creación, manipulación y distribución de documentos.

Sin embargo, con el enfoque digital, se consigue eliminar todos estos gastos y ahorrar costes de mano de obra en el proceso. Los conductores y gestores de flotas pueden destinar más tiempo a otros aspectos del negocio con mayor valor añadido.

4. Eliminar el impacto medioambiental negativo
La transición de un enfoque basado en el papel a uno tecnológico tiene un enorme impacto positivo en el medio ambiente, que es el ahorro de árboles.

Tomar la ruta sin papel tiene un efecto dominó en el uso de otros recursos también. Por ejemplo, si elimina el uso de papel en su flota, esto afecta automáticamente al número de lápices, grapadoras, tinta, bolígrafos y cualquier otro material de papelería que utilice.

En conjunto, estará reduciendo significativamente su uso de metal, goma y plástico anualmente. También reducirás tu consumo de combustible y los costes de control de documentos.

5. Deshacerse del desorden
A nadie le gusta ver el desorden de papeles. Las investigaciones demuestran que nunca utilizamos, ni siquiera miramos, el 80% de la información y los papeles que guardamos.

Y eso no es todo. Un estudio de la Asociación Nacional de Organizadores Profesionales (NAPO) reveló que el 91% de los trabajadores que participaron en una encuesta afirmaron que serían más eficientes y eficaces si su lugar de trabajo estuviera mejor organizado.

Con el enfoque sin papel, puedes reducir la desorganización asociada a los informes en papel. Los archivos electrónicos no ocupan espacio en su oficina y le permiten encontrar fácilmente la información.

Conclusión
Aunque prescindir del papel en los informes de inspección de vehículos puede suponer una ligera curva de aprendizaje, el resultado merece la pena, ya que agilizará sus procesos empresariales y mejorará sus flujos de trabajo organizativos.

Así pues, si quiere ahorrar costes, eliminar el desorden, reducir las consecuencias negativas para el medio ambiente, gestionar mejor el tiempo y mejorar sus procesos de comunicación, pruebe nuestra demostración de Fleet Complete o póngase en contacto con nosotros aquí.

Si tiene otras ideas o preguntas sobre los informes de inspección de vehículos de los conductores, comente a continuación.

Date published.   may 24, 2021  |  Author: Maggie Carrillo